FORMATO No  2
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
Informe presentado a la Contraloría General de la República
	Entidad:		CORPORACION DE LA INDUSTRIA AERONAUTICA COLOMBIANA  "CIAC S.A."
	Representante Legal:		CARLOS ARTURO SUAREZ MARTINEZ
	NIT		899,999,278-1
	Período Informado
	Fecha de subscripción		23-Dec-04
	Fecha de Evaluación		31-Dec-05
Código hallazgo	Descripción hallazgo (No mas de 50 palabras)	Acción correctiva	Objetivo	Descripción de las Meta y RESPONSABLE	Unidad de medida de las Metas	Dimensión de la meta	Fecha iniciación Metas	Fecha terminación Metas	Plazo en semanas de las Metas	Avance físico de ejecución de las metas	Porcentaje de Avance fisico de ejecución de las metas	Puntaje  Logrado  por las metas  (Poi)	Puntaje Logrado por las metas  Vencidas (POMVi)	Puntaje atribuido metas vencidas
19,01,100	La entidad no cuenta con programas de bienestar Social y cultural para los empleados al igual que carece de incentivos y procedimientos de promoción que enriquezcan el clima organizacional de la entidad.	Incentivar al personal con Bonos con recursos del Fondo de Bienestar Social y Cultural, Con los recursos aprobados por el Presupuesto capacitar al personal, conceder dìas por trabajos realzados, cumpleaños etc.	Utilizar los Recursos pertinentes de acuerdo al Presupuesto aprobado y cumpliendo normas de austeridad para mantener incentivado y comprometido al personal.	Mantener incentivado y comprometido al personal.  TALENTO HUMANO	Personal Capacitado,	54	1-Jan-05	31-Dec-05	52	54	100.00%	52.00	52.00	52
					Utilizacion de recursos del Fondo de Bienestar en bono navideño	100%	23-Dec-04	31-Dec-05	53	100%	100.00%	53.29	53.29	53.29
19,01,001	Se observa que la oficina de Control Interno desarrolla las funciones de planeación, situación que denota concentración de funciones y a la vez podría generar conflicto de responsabilidades como diseñador de los planes y programas que debe desarrollar.	Asignacion de funciones de actividades de planeacion a la Subgerencia de la compañía	Contar con adecuada segregacion de funciones en los procesos de planeacion y evaluacion	numero de actividades de planeacion adelantadas por Subgerencia SUBGERENCIA	porcentaje	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
19,03,005	La distribución  orgánica  actual presenta inconvenientes  ya que funcionarios de menor  nivel y capacitación  reciben  ingresos  superiores  a otros de mayor rango y responsabilidad.	Implementar procedimientos para lograr la Igualdad salarial de los funcionarios acordes con su capacitaciòn, nivel educativo y rango y responsabilidad.	Lograr la igualdad salarial de los funcionarios acorde   con su capacitaciòn y nivel educativo.	funcionarios con  adecuados  y equitativas asignaciones salariales. GERENCIA, TALENTO HUMANO	Numero de funcionarios	54	1-Jan-05	31-Dec-06	104	10%	0.19%	0.19	0.00	0
19,04,002	El manual de procedimientos  en las áreas de apoyo se encuentra  pendiente  de actualizar.	Actualizar los procedimientos internos de acuerdo a la normatividad vigente.	Contar con informacion suficiente y actualizada para cumplir con las actividades programadas	Procedimientos agiles actualizados y socializados SUBGERENCIA	porcentaje de procedimientos actualizados	100%	1-Feb-05	31-Dec-05	48	100%	100.00%	47.57	47.57	47.57
19,02,002	Existe  la necesidad  de realizar la evaluación de riesgo de incendio, inundación  y deterioro del área  de archivo con el fin de tomar  medidas preventivas.	Establecer la evaluacion de riesgos de incendio, inundacion y deterioro en las oficinas de archivo	Proteccion y salvaguarda de zona de archivo.	Establecer programa de prevencion y adecuacion de la zona de archivo CONTROL DE CALIDAD Y  ADMINISTRATIVA	porcentaje de cumplimiento del plan de riesgo	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
19,02,002	Hay áreas  de trabajo con insuficientes condiciones de luz,  cableado sin estructurar en algunas oficinas  y sin las medidas de salud ocupacional  requeridas.	Establecer  medidas de seguridad industrial en todas las areas de trabajo	Contar con instalaciones adecuadas que permitan ambiente sano y productivo	Establecer programa de seguridad industrial y salud ocupacional CONTROL DE CALIDAD Y ADMIINISTRATIVA	Porcentaje de cumplimiento del programa de seguridad industrial y salud ocupacional	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
19,02,002	Los expedientes que reposan en la división de Ventas  de Servicios  y contratos no se encuentran debidamente foliados  ni legajados, situación que no garantiza  confiabilidad  en los documentos, ni su adecuada conservación.	Establecer un seguimiento para que todos los contratos que emita esta Division estèn foliados. Los demás documentos que forman parte de la PO/WO no va foliado por cuanto es archivo general de CIAC.	Mantener de la mejor manera todos los soportes necesarios  debidamente organizados de los Contratos.	Lograr que el personal  este debidamente capacitado  e informado para lograr un buen manejo en el área de contratación y archivo de los mismos.  Div  VENTAS	Personal Capacitado/personal de la Division Ventas de Servicios	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
19,02,002	No existe  un plan de necesidades  de la entidad que cumpla con los elementos  del presupuesto ya que no  se encuentra integrado, cuantificado y no existe un consolidado que exprese el funcionamiento, el servicio y la inversión que permita  su gestión	Mantener un plan de necesidades que cumpla con los elementos del presupuesto y debidamente integrado, cuantificado y consolidado que exprese el funcionamiento.	Contar herramientas presupuestales adecuadas que permita la adecuada ejecuciòn de las actividades y la gestiòn y control interno.	Plan de necesidades que cumplan con los elementos del presupuesto, integrado, cuantificado y consolidado. DIV. FINANCIERA	Numero de plan de necesidades cuantificados.	4	1-Jan-05	31-Dec-05	52	4	100.00%	52	52.00	52
19,02,003	La administración del riesgo se está realizando independientemente en cada uno de los grupos,  se tienen  la necesidad de continuar con el compromiso de mantener los mapas actualizados y cumplir con la evaluación semestral de los riesgos establecida por l	Revaluar los mapas de riesgos levantados por actividades, a fin de incorporar los riesgos detectados en el ultimo periodo fiscal.	Establecer los puntos de control para mitigar los riesgos determinados.	Actualizar los mapas de riesgos DUEÑOS DE PROCESO Y OFICINA DE CONTROL INTERNO	Numero de mapas	20	1-Jan-05	31-Dec-05	52	20	100.00%	52	52.00	52
19,03,006	La entidad no cuenta con un sistema integrado  de información, que le permita  agilizar sus procesos administrativos  y  que contribuya  a una efectiva toma de decisiones.	Establecer puntos de red y adecuar sistemas de informacion.	Contar con un  sistema de informacion agil y efectivo	Formular el plan de  adecuacion e integracion de sistemas de informacion . Para trámite de Aprobación por parte del DNP, y  Min Hacienda y la disponibilidad de recursos  para el desarrollo de la primera fase.	porcentaje de cumplimiento del programa  de sistemas de informacion	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100.00%	100.00%	52	52.00	52
				Implementar la primera fase del Sistema Integrado de Información. SISTEMAS	porcentaje de cumplimiento del programa  de sistemas de informacion	100%	1-Jan-06	31-Dec-06	52	0.00%	0.00%	0	0.00	0
18,01,100	La entidad no dio cumplimiento  al parágrafo 3 del Articulo 4 de la Ley 716.   En razón  de que no se realizo la publicación  del boletín de deudores  a junio  y diciembre  de 2003 lo cual  genera posibles contrataciones  por parte del estado con proveedo	Reportar Semestralmente a la Contaduria General de la Naciòn la informaciòn solicitada segùn Circular Externa No. 57 de Mayo 13 de 2004 y Circular Externa No. 059 de Octubre 22 de 2004 (BDME).	Emitir Semestralmente el Boletìn de Deudores Morosos y reportar la informaciòn solicitada por la CGN referente al BDME.	Boletines de Deudores Morosos  emitidos. DIV. FINANCIERA	Numero de Boletines emitidos.	2	1-Jan-05	31-Dec-05	52	2	100.00%	52	52.00	52
17,01,007	Analizados los pagos a los pensionados  se encontró que la entidad no realiza causación  a las cuentas por cobrar por concepto  de las cuotas  partes de las entidades obligadas, subestimando  en cuantía indefinida este rubro	Realizar la causaciòn de pensiones de las cuotas partes a las entidades obligadas a reintegrar a la CIAC S.A.	Causar mensualmente las cuotas partes pensionadas enviando las cuentas de cobro correspondientes.	Cuentas por cobrar de pensionados actualizadas mensualmente. DIV. FINANCIERA	Numero de Cuentas por cobrar emitidas.	48	1-Jan-05	31-Dec-05	52	41	85.42%	44.42	44.42	52
17,01,011	A la fecha las gestiones de cobro no han sido efectivas, tal es el caso  que el Gavilán suscribió acuerdo de pago  hasta el 20 de agosto  de 2004 y ya presento incumplimiento del primer pago.	Establecer gestiones de cobro efectivas y cumplimiento de acuerdos de pago.	Mantener saneada la cartera de la Entidad y establecer gestiones efectivas de cobro en relación con el Acuerdo de Pago con la firma GAVILAN	Gestionar el recaudo de las obligaciones estipuladas en el acuerdo de pago con la firma GAVILAN para vigencia 2004 y 2005 DIV. FINANCIERA	millones	320	1-Jan-05	31-Dec-05	52	97	30.22%	15.71	15.71	52
				Gestionar el recaudo de las obligaciones estipuladas en el acuerdo de pago con la firma GAVILAN para vigencia 2006 DIV. FINANCIERA	millones	500	1-Jan-06	31-Dec-06	52		0.00%	0	0.00	0
				Gestionar el recaudo de las obligaciones estipuladas en el acuerdo de pago con la firma GAVILAN para vigencia 2007 DIV. FINANCIERA	millones	598.7	1-Jan-07	31-Dec-07	52		0.00%	0	0.00	0
				Gestionar el recaudo de las obligaciones estipuladas en el acuerdo de pago con la firma GAVILAN para vigencia 2008 DIV. FINANCIERA	millones	153.7	1-Jan-08	31-Dec-08	52		0.00%	0	0.00	0
17,01,009	La CIAC suscribió  el contrato 006 de 27 de abril  de 2000  con Intercontinental  de Aviación el cual contemplaba para su ejecución  un plazo de 60 días hábiles, los cuales  se extendieron hasta  marzo de 2003	Establecer gestiones de cobro efectivas y cumplimiento de acuerdos de pago.	Mantener saneada la cartera de la Entidad y establecer gestiones efectivas de cobro.	DIV. FINANCIERA	Número de acuerdo de pagos	1	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
	De igual manera se observa que el contrato no contiene dentro de sus clausulas ningun amparo por incumplimiento por parte del contratista.....	Establecer amparos para cubrir eventualidades en los procesos de contratacion con Clientes.	Contar con adecuadas medidas de proteccion y de cumplimiento por parte de los Clientes.	Previa negociacion, adicion o aceptacion de documentos y garantias deben llevar visto bueno de la oficina juridica GERENCIA OFICINA JURIDICA	Numero de contratos o modificaciones de contratos de servicios que  tienen garantias y  llevan el visto bueno de la oficina de Juridica	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
17,01,009	Como hecho subsecuente se observo que ... la CIAC suscribio el 30 Abril 2004 un contrato de transaccion comercial por $ 577.8 millones, con el  objeto   de dar por saldada la deuda con este deudor.    el anexo 3 menciona que los repuestos no tienen docum	Ingreso de repuestos y componentes al Almacen con documentos de procedencia.	Contar con material y componentes aeronavegables.	Materiales y componentes en inventario con documentos de traceabilidad.   ALMACEN, CONTROL CALIDAD	Porcentaje de material y componetes que reunen requisitos de traceabilidad	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
17,01,011	El estado de cartera  a diciembre 31 de 2003 presenta  $735.7 millones   en cuentas de cobro que corresponden a intereses de  mora como resultado de la deficiente gestion de cobro ....	Establecer gestiones de cobro efectivas y cumplimiento de acuerdos de pago.	Mantener saneada la cartera de la Entidad y establecer gestiones efectivas de cobro para evitar la emisiòn de cuentas de cobro por financiaciòn.	Fortalecer los mecanísmos de cobro para que la cartera vencida a menos de 180 dias sea igual o superior al 80% del total de la cartera(exceptuando sector oficial y acuerdos de pago de mediano plazo)  FINANCIERA	Porcentaje	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	34%	34.00%	17.68	17.68	52
17,01,100	La Entidad no cuenta con un sistema  integrado entre contabilidad y facturación, situación que genera duplicidad de registros;  además la causación  de la facturación  del ultimo día del  mes, no permite conocer los estados de cartera real en fechas inter	Integrar el proceso de facturaciòn, evitando la duplicidad de registros.	Mejorar el proceso de facturaciòn, haciendo la informaciòn màs àgil y oportuna evitando la duplicidad de registros.	Rediseñar el proceso de facturación manual, para mejorar la oportunidad en la entrerga de la información y la confiabilidad de la misma. DIVISION FINANCIERA Y ADTIVA.  SISTEMAS	Porcentaje	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
				Integrar con el ERP SAP la actividad financiera y contable a partir de la ejecución de la primera fase del Sistema Integrado de Información. FINANCIERA Y ADTIVA.  SISTEMAS	porcentaje	100%	1-Jan-06	31-Dec-06	52	0.00%	0.00%	0	0.00	0
17,01,007	Durante la vigencia 2003  y periodos anteriores la entidad anula facturas a cargo de Ejercito y FAC por valor aproximada de $ 1.756 millones, situacion observada en periodos anteriores y  que generan la reclasificación  de ingresos,  impuestos o ajustes	Establecer los controles internos necesarios para evitar la anulaciòn de facturas.	Evitar anulacion de facturas por causas internas o por falta de cumplir el punto de control previo a la emision de las mismas.	Numero de controles aplicados para evitar la anulacion de facturas,  DIVISION FINANCIERA Y ADTIVA.	Numero	7	1-Jan-05	31-Dec-05	52	7	100.00%	52	52.00	52
14,05,001	De una muestra analizada de 15 contratos se determino que a la fecha todos, se encuentran sin liquidar incumpliendo el articulo 60 de la ley 80 de 93.	Establecer controles internos para que cada vez que se termine un contrato se elabore su acta de liquidación	Efectuar la liquidación cada vez que se finalize un contrato	Elaborar la liquidación para cada contrato que se tramita: contratos con acta liquidacion/contratos terminados.  DIVISION VENTAS DE SERVICIOS	Porcentaje	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
14,02,014	Se evidencia posible fraccionamiento de contratos en el 3308273-83-FA-WO  por concepto de reparacion, ya que fueron firmados con el mismo proveedor, en la misma fecha, mismo anexo de bienes soporte y el mismo objeto, situacion que denota incumplimiento	Se agrupan Ordenes de pedido y/o ordenes de trabajo para la elaboración de contratos  para evitar su fraccionamiento	Elaboración de contratos agrupados para cumplir requisitos y formalidades estatuto contractual	Elaborar los contratos de acuerdo a la ley, sin  evadir requisitos legales.  DIVISION VENTAS DE SERVICIOS	porcentaje	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
	situacion similar se observa en el 3328336-29-FA-WO con Aeroreparaciones y el 3328338-93-FA-WO con el mismo proveedor.	Se agrupan Ordenes de pedido y/o ordenes de trabajo para la elaboración de contratos  para evitar su fraccionamiento aclarando en su objeto las reparaciones, po/wo que forma parte integral de éstos	Elaboración de contratos agrupados para cumplir requisitos y formalidades estatuto contractual	Elaborar los contratos de acuerdo a la ley, sin  evadir requisitos legales.  DIVISION VENTAS DE SERVICIOS	porcentaje	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
14,02,010	Para el caso de Aviaaccesorios de igual manera se observa que en el certificado de Camara y Comercio el gerente solo esta facultado para contratar hasta $100 millones y con el fin de cumplir con el monto del contrato, los socios autorizan en un documento	Para elaborar un Contrato  revisar todos los documentos iniciales	Lograr que cada contrato tenga sus soportes legales necesarios y adecuados al mismo	Cada contrato debe estar soportado con documentos debidamente legalizados. DIVISION VENTAS DE SERVICIOS	porcentaje	80%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	80%	100.00%	52	52.00	52
14,04,001	Las cláusulas  de las minutas  de los contratos omiten aspectos relevantes del proceso  contractual, como es el caso de las consideraciones, supervisión y la identificación  del CDP de conformidad  con la Ley 80;	En cada po/wo escribir los aspectos requeridos de acuerdo a la Ley 80, que forman parte integral de un contrato con formalidades plenas	Mantener standarizado esta informacion en todas las po/wo	Lograr que este proceso contenga esta informaciòn en cada po/wo que se elabore, buscando   un mejoramiento continuo.  DIVISION VENTAS DE SERVICIOS.	porcentaje	90%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	90%	100.00%	52	52.00	52
18.01.100	No se ha dado cumplimiento a la aplicaciòn de costos requerida por la Contadurìa General de la Naciòn.	Implementar la aplicaciòn de costos	Implementar el manejo de costos por actividades	Recolectar la información necesaria para ajustar el proceso de costeo manual en las principales actividades de la Corporación .  DIVISION FINANCIERA Y ADTIVA.	porcentaje	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100.00%	100.00%	52	52.00	52
				Desarrollar las actividades del ERP SAP tendientes a la parametrización del control de costos a partir de la EJECUCION de la primera fase del Sistema Integrado de Información. FINANCIERA Y ADTIVA.  SISTEMAS	porcentaje	100%	1-Jan-06	1-Dec-06	52	0%	0.00%	0	0.00	0
19.02.001	Se  tiene aprobada la tabla de retención documental. En el proyecto de inversión se incluyo la compra de un equipo para  microfilmar el archivo muerto. No obstante lo descrito,  los contratos evaluados no se encuentran ordenados cronológicamente.	Darle aplicabilidad  a lo establecido en  la Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos y el Decreto 023 de Mayo 3 de 2001.	Mantener archivo actualizado para contar con la memoria Institucional de la Entidad.	Reorganizar el Archivo general de la CIAC  de acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000., a traves del scaneo y organización cronologica de la informacion. DIVISION FINANCIERA Y ADTIVA.                     1 FASE: Archivo documental de la CIAC S.A.,  organizado cronológicamente (en copia dura) hasta el año 2002 incluído.	Porcentaje de organización	100%	1-Jan-05	31-Dec-05	52	100%	100.00%	52	52.00	52
				Reorganizar el Archivo general de la CIAC  de acuerdo a lo establecido en la Ley 594 de 2000., a traves del scaneo y organización cronologica de la informacion. DIVISION FINANCIERA Y ADTIVA.                  2 FASE: Archivo documental de la CIAC S.A.,  organizado cronológicamente (en copia dura y digitalizado en lo pertinente)hasta el año 2003 incluído.	Porcentaje de organización	100%	1-Jan-06	31-Dec-06	52	0%	0.00%	0	0.00	0
											24.50	1270.86	1270.67	1348.86
	Evaluación del plan de mejoramiento
	Puntajes base de evaluación
	Puntaje base evaluación de cumplimiento		PBEC =		1349
	Puntaje base evaluación de avance		PBEA =		1765
	Cumplimiento del plan		CPM = POMMVi/PBEC		94.20%
	Avance del plan de mejoramiento		AP= POMi/PBEA		72.00%
26 OBSERVACIONES
Bogota, D. C.